Kommunikation auf dem Shopfloor – Channel-Dschungel vermeiden

In a nutshell: Die Kommunikation auf dem Shopfloor erfordert alternative Kanäle, da viele Mitarbeiter*innen keine E-Mail-Adressen haben. Die Auswahl der richtigen Kommunikationsmittel sollte überlegt sein. Ob Kommunikations-Apps, Newsletter, Sprechstunden, Screens, Whiteboards oder Townhalls – dieser Beitrag fasst alle Vor- und Nachteile hier zusammen.  

Warum E-Mail nicht immer eine Option ist

Da Mitarbeiter*innen auf dem Shopfloor häufig keine E-Mail-Adressen haben, stellt die interne Kommunikation eine besondere Herausforderung dar und ist auf Alternativen angewiesen. Die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle sollte sorgfältig getroffen werden, um den Bedürfnissen des Unternehmens und der Organisationsstruktur gerecht zu werden. 

Die Kommunikationsmittel und -kanäle sollen insbesondere jene Personen entlasten, die auf der letzten Ebene der Organisationshierarchie eine E-Mail-Adresse besitzen – häufig die Teamleiter*innen. Diese Gruppe steht in direktem Kontakt zu den Mitarbeiter*innen und wird oft als Vermittler für sämtliche Informationen genutzt. Dieser scheinbar einfache Weg für Supportfunktionen wie HR oder Engineering belastet jedoch die Teamleiter*innen, die dadurch andere wichtige Aufgaben vernachlässigen müssen. 

Es gibt eine Vielzahl von Optionen, um die interne Kommunikation zu standardisieren und zu optimieren. Die Auswahl der am besten geeigneten Kanäle lässt sich durch eine Analyse der jeweiligen Vor- und Nachteile ermitteln. 

Alternative Kommunikationskanäle zu E-Mail

1. Interne Kommunikations-Apps 

Vorteile: 

• Echtzeit-Erreichbarkeit, Mitarbeiter*innen können Informationen während Wartezeiten oder auf dem Weg zur Arbeit abrufen 
• Zentrale Plattform für Informationen und somit Möglichkeit zum späteren Nachlesen 
• Integration von Schichtplänen oder Speiseplänen der Kantine 
• Zwei-Wege-Kommunikation mit direktem Feedback und Austausch 
• Kosteneffizienter als die Einrichtung umfangreicher IT-Infrastruktur 
• Abbau von Sprachbarrieren 
• Erreichbarkeit von Mitarbeiter*innen ohne Anwesenheit am Standort 

Nachteile: 

• Mitarbeiter*innen müssen die App auf ihren privaten Mobiltelefonen installieren 
• Technologische Bereitschaft und Verständnis erforderlich 
• Relativ hohe Kosten (meist nur bei größeren Belegschaften wirtschaftlich) 
• Notwendigkeit der Betreuung und Pflege der App 

Tipp: Achte darauf, dass Anbieter ein Anmeldeverfahren ohne E-Mail-Adresse, sondern mit Unternehmens-ID oder Personalnummer anbieten. 

2. Newsletter und andere Papierkommunikation 

(in regelmäßigen Abständen z.B. monatlich, als Veranstaltungskalender und generelle Unternehmensupdates) 

Vorteile: 

• Hohe Sichtbarkeit durch Platzierung in Pausenräumen oder an zentralen Orten 
• Keine technischen Hürden 
• Haptisches Medium fördert die Wahrnehmung 

Nachteile: 

• Druck und Verteilung verursachen zusätzliche Kosten und Aufwand 
• Umweltbelastung durch Papierverbrauch 
• Eingeschränkte Aktualität der Informationen 
• Nachträgliche Anpassungen sind nicht möglich 
• Fehlende Interaktivität 

Tipp: Für Informationen, die sich selten ändern und langfristig relevant sind, wie Veranstaltungskalender oder wichtige Kontaktmöglichkeiten im Unternehmen, ist die Papierform trotz der Nachteile sinnvoll. 

3. Sprechstunden 

(regelmäßige, persönliche Treffen ohne Terminvereinbarung mit Vertretern der Abteilungen, die Fragen beantworten können) 

Vorteile: 

• Direkte Kommunikation verhindert Missverständnisse 
• Schnelle Problemlösung und Klärung von Fragen 
• Zwei-Wege-Kommunikation mit direktem Feedback 
• Stärkung der Bindung und Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter*innen 

Nachteile: 

• Zeitaufwand für Organisation und Durchführung 
• Begrenzte Reichweite und ungleiche Verteilung von Informationen 
• Wartezeiten bei hohem Anfragevolumen 
• Fehlende Dokumentation 

Tipp: Sprechstunden sollten als ergänzendes Medium betrachtet werden und nicht die gesamte interne Kommunikation ersetzen. Besonders bei individuellen Themen oder Änderungen wie der Einführung von Zeiterfassung sind sie effektiv. 

4. Screens/Monitore an zentralen Orten 

Vorteile: 

• Echtzeit-Updates und einfache Aktualisierung von Informationen 
• Hohe Sichtbarkeit durch zentrale Positionierung 
• Visuelle Ansprache mit Videos und Bildern 

Nachteile: 

• Technischer Support erforderlich, um Ausfälle zu minimieren 
• Hohe Kosten für Anschaffung und Wartung 
• Risiko der Informationsüberflutung durch häufige, wechselnde Inhalte 

Tipp: Moderne Screens mit Touch-Funktion ermöglichen Interaktivität durch Umfragen, Feedback-Formulare oder Anmeldelisten. 

5. Whiteboards/Aushänge 

Vorteile: 

• Einfache Zugänglichkeit ohne technische Hürden 
• Kostengünstige Anschaffung 
• Interaktive Nutzung möglich, da Mitarbeiter*innen Informationen ergänzen können 

Nachteile: 

• Begrenzter Platz für Informationen 
• Manuelle Aktualisierung erforderlich 
• Informationen nur für vor Ort anwesende Mitarbeiter*innen zugänglich 

Tipp: Einen Bereich des Whiteboards für den Austausch zwischen Mitarbeiter*innen freilassen, z.B. für „Suche...“, „Verkaufe...“, „Lost & Found“. 

6. Townhalls 

(regelmäßige Versammlung aller Mitarbeiter*innen zur Verbreitung von Updates) 

Vorteile: 

• Stärkung des Teamgefühls und Engagements 
• Direkte und persönliche Kommunikation erhöht die Relevanz 
• Zeitgleiche und einheitliche Informationsübertragung 
• Keine Erstellung zusätzlicher Medieninhalte notwendig 

Nachteile: 

• Nicht geeignet für alltägliche Updates 
• Zeitaufwand durch Wiederholung der Veranstaltung in mehreren Schichten 
• Informationsüberschuss in kurzer Zeit ohne schriftliche Dokumentation 

Tipp: Townhalls sind besonders bei wichtigen Ankündigungen geeignet. Empfehlenswert ist eine schriftliche Zusammenfassung der Inhalte. Außerdem sollte es vermieden werden, Townhalls ausschließlich für negative Mitteilungen zu nutzen.  

Für eine effektive interne Kommunikation in Unternehmen ist es entscheidend, je nach Art der Information und den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens einen durchdachten Mix aus verschiedenen Kommunikationsmedien und -kanälen auszuwählen. Der Einsatz von Medien sollte dabei klar definiert werden, um sicherzustellen, dass die Informationen optimal vermittelt werden. Welche Risiken und Folgen durch fehlende interne Kommunikation auf dem Shopfloor entstehen können, sind in diesem Beitrag zusammengefasst.