Personalplanung: Die richtige Strategie für Sales-Events

In a nutshell: Eine gut durchdachte Personalplanung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Sales-Events. Das hohe Bestellaufkommen erfordert eine flexible und effiziente Schichtplanung, um Engpässe zu vermeiden und die Bearbeitungszeiten kurz zu halten. Wer frühzeitig Kapazitäten plant, das Team optimal aufstellt und die richtigen Ressourcen bereitstellt, kann selbst hohe Auftragsvolumen ohne Qualitätseinbußen bewältigen. In diesem Artikel erfährst du, wie eine durchdachte Personalstrategie für den Erfolg deines Sales-Events sorgt. 

1. Warum ist eine durchdachte Personalplanung so wichtig? 

Während eines Sales-Events steigt das Bestellvolumen oft sprunghaft an, was eine enorme Belastung für die Logistikprozesse bedeutet. Ohne eine strukturierte Planung kann es schnell zu Engpässen, Überlastungen und Verzögerungen kommen. Eine vorausschauende Personalstrategie bringt folgende Vorteile: 

• Hohe Effizienz: Die richtige Anzahl an Mitarbeitenden stellt sicher, dass Aufträge schnell bearbeitet werden, ohne Ressourcen zu verschwenden. 
• Flexibilität: Eine gut durchdachte Schichtplanung ermöglicht es, auf kurzfristige Nachfragespitzen flexibel zu reagieren. 
• Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen: Überlastung und Stress werden vermieden, wenn das Team gut auf den Arbeitsaufwand vorbereitet ist. 
• Kosteneffizienz: Durch den gezielten Einsatz von Personal lassen sich unnötige Mehrkosten vermeiden. 

2. Die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Personalplanung 

Eine effektive Personalstrategie für Sales-Events berücksichtigt verschiedene Aspekte, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und Spitzenzeiten abzufedern. Zu den wichtigsten Faktoren gehören: 

• Detaillierter Forecast: Basierend auf der Absatzprognose wird berechnet, wie viele Mitarbeitende für welche Aufgaben benötigt werden. 
• Flexibles Schichtmodell: Je nach Eventdauer und Bestellvolumen kann zwischen einem Zwei- oder Drei-Schicht-Betrieb gewählt werden. 
• Ressourcenmanagement: Neben dem Stammpersonal sollten temporäre Aushilfen oder Freelancer eingeplant werden, um flexibel auf steigende Anforderungen reagieren zu können. 
• Training und Schulung: Mitarbeitende sollten rechtzeitig auf die spezifischen Anforderungen des Events vorbereitet werden, um Fehler zu minimieren und Effizienz zu steigern. 

3. Die richtige Schichtplanung für jedes Eventformat 

Je nach Länge und Intensität des Sales-Events sind unterschiedliche Schichtmodelle erforderlich, um die optimale Balance zwischen Effizienz und Kosten zu finden: 

• Kurzfristige Events (z. B. Black Friday, Cyber Monday): Ein Drei-Schicht-Modell, das rund um die Uhr läuft, sorgt dafür, dass alle Bestellungen innerhalb kürzester Zeit abgewickelt werden können. 
• Langfristige Sales-Phasen (z. B. Aktionswochen): Hier reicht oft ein Zwei-Schicht-Modell aus, das die Kapazitäten besser verteilt und Überlastung vermeidet. 
• Pufferzeiten einplanen: Unvorhergesehene Verzögerungen lassen sich vermeiden, indem Zeitpuffer in den Schichtplänen integriert werden. 

4. Tools und Methoden für eine effiziente Personalplanung 

Eine reibungslose Personalplanung erfordert den Einsatz moderner Tools, die eine präzise und flexible Organisation ermöglichen. Zu den wichtigsten gehören: 

• Workforce-Management-Software: Systeme wie Personaleinsatzplaner oder ERP-Tools helfen, Schichten zu organisieren und den Überblick über Kapazitäten zu behalten. 
• Automatisierte Schichtplanung: Softwarelösungen ermöglichen eine dynamische Anpassung der Schichten basierend auf aktuellen Bestellvolumina. 
• Kommunikationstools: Effektive Kommunikation zwischen den Teams ist essenziell, um kurzfristige Anpassungen schnell umzusetzen. 
• Echtzeit-Daten: Live-Tracking von Bestellmengen und Bearbeitungszeiten ermöglicht eine schnelle Anpassung der Personalverfügbarkeit. 

5. Häufige Fehler in der Personalplanung und wie man sie vermeidet 

Trotz guter Vorbereitung gibt es einige häufige Stolpersteine, die es zu vermeiden gilt: 

• Unterschätzung des Personalbedarfs: Ein zu knapp bemessenes Team kann die Abwicklung stark verzögern und zu einem Backlog führen. 
• Fehlende Flexibilität: Ein starres Schichtmodell kann es schwierig machen, auf unerwartete Peaks zu reagieren – Flexibilität ist entscheidend. 
• Zu kurzfristige Planung: Eine späte Planung kann dazu führen, dass nicht genügend qualifizierte Mitarbeitende verfügbar sind. 
• Vernachlässigung der Mitarbeitermotivation: Überarbeitung und Stress können langfristig die Leistung und Zufriedenheit des Teams beeinträchtigen. 

Eine frühzeitige und gut durchdachte Personalplanung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Sales-Event. Mit einer flexiblen Schichtstruktur, den richtigen Tools und einer engen Abstimmung mit dem Team lassen sich auch hohe Bestellvolumen problemlos bewältigen. 

Eine Übersicht mit Tipps für Sales-Events findest du in diesem Beitrag von Salvatore Fahrenholz von SNOCKS.