Prozessänderungen: 5 Fallstricke, die ihr vermeiden solltet

In a nutshell: Veränderungen sind aufregend und bieten die Chance, gemeinsam zu wachsen. Damit euer Team nicht nur Schritt hält, sondern sich aktiv einbringt, ist es entscheidend, sie von Anfang an mitzunehmen. Wenn ihr diese fünf Fallstricke vermeidet, wird der Change-Prozess zu einer erfolgreichen Reise für alle. 

Die Expansion eures Lagers steht bevor, ein neues Warenwirtschaftssystem wird eingeführt oder ihr steigt auf die neueste Automatisierungstechnik um. Herzlichen Glückwunsch zu dieser Weiterentwicklung! 

Während in Projektmeetings alle Details von der IT besprochen, die Pläne von Ingenieur*innen geprüft und die Kosten vom Accounting gerechtfertigt wurden, bleibt die Gretchenfrage oft unbeantwortet im Raum: Wer holt die direkt betroffenen Mitarbeiter*innen zu dem Thema ab und wie werden die Schulungen geplant? 

Ein Change-Prozess mit Änderungen im Betriebsablauf muss bereits weit vor der Einführung mit den Teams auf dem Shopfloor begleitet werden. 

Fallstrick 1: Keine ausreichende begleitende Kommunikation des Projektes bis zu jedem Teammitglied. 

Der Buschfunk ist der größte Feind für ein positives Erwarten der neuen Veränderung. Bevor das Wort „Prozessänderung“ überhaupt ausgesprochen wurde, gehen die ersten Gerüchte über Stellenkürzungen aufgrund von Automatisierung herum. Um die Sorgen der Mitarbeiter*innen über die anstehenden Veränderungen zu nehmen, sollte bereits in der Projektstartphase ein Kommunikationsplan erarbeitet werden. Ob durch Informationssessions beim Schichtstart, exklusive Rundgänge während der Bauphase oder die Einführung eines Maskottchens mit dem Namen des neuen Systems – nehmt die Teams während des Projektes mit. Eine Benachrichtigung erst zur Implementierung bremst die Annahmebereitschaft der Teams. 

Fallstrick 2: Das Nachtrainieren wird vergessen. 

Ihr plant Schulungen aller Teams bereits vor der Implementierung – klasse! Doch sind eure Mitarbeiter*innen, die das erste eurer Trainings besucht haben, nach ein paar Wochen immer noch fit in den Themen? Ohne Wiederholung gehen gelernte Informationen nach kurzer Zeit wieder verloren. Deshalb ist das Einplanen von Nachschulungsterminen für Personen, die weit vor der Implementierung trainiert wurden, ein wichtiger Faktor für den nachhaltigen Erfolg. 

Fallstrick 3: Den Wissensvermittler*innen nur Fachwissen aneignen. 

Den Ablauf des neuen Prozesses fehlerfrei erklären – Check! Fragen zum Prozess beantworten – Check! Typische Anwenderfehler erläutern – Check! Geduldig, motivierend und empathisch auf den Fortschritt der Lernenden eingehen – Fehlanzeige? Diese Personen sind dann wohl fachliche Experten*innen, jedoch mangelt es ihnen an notwendigen Soft Skills für die Vermittlung der Schulungsinhalte. Neben der essenziellen Aneignung des Fach- und Prozesswissens sollten Wissensvermittler*innen Soft-Skill-Kurse zur Verfügung gestellt werden. Neben Kommunikationstraining bieten sich beispielsweise auch Konfliktlösungskurse an. Diese helfen den Wissensvermittlern*innen, ihre interaktiven Fähigkeiten zu verbessern und ein unterstützendes Lernumfeld zu schaffen, in dem die Teilnehmer*innen sich wohlfühlen und effektiv weiterbilden können. 

Fallstrick 4: Nur über virtuelle oder technische Tools schulen. 

Virtual-Reality-Brillen mit interaktiven 3D-Schulungsprogrammen, Tablets mit visuellen Schritt-für-Schritt-Anweisungen oder prozessgenaue Videoanleitungen sind für effiziente Schulungskonzepte ein technischer Zugewinn. Ohne personellen Aufwand kann systemgestützt die Weiterbildung standardisiert durchgeführt werden. Jedoch wird die Fähigkeit der Tools oft über- und der soziale Aspekt unterschätzt. Nicht falsch verstehen – neue Technologien sind sehr hilfreich, doch der Mix zwischen menschlicher Interaktion und Wissenstransfer über Tools ist empfehlenswert. Einen menschlichen Ansprechpartner für Rückfragen sollte es mindestens geben. Allein schon, um Fallstrick Nummer eins zu umgehen. 

Fallstrick 5: Den Schulungsplan zu eng takten und Pufferzeiten vergessen. 

Regelmäßig verschieben sich Projektpläne, und das Go-Live-Datum ist auf einmal zwei Wochen früher oder mehrere Monate später angesetzt. Letzteres erfordert Nachschulungen, während ersterer Zeitdruck in den Schulungsplan bringt. Agilität und Flexibilität sind nicht nur bei etwaigen Verschiebungen des Go-Live-Datums unabdingbar, sondern auch bei alltäglichen Hürden wie plötzlich erhöhtem Forecast und der daraus resultierenden Absage der Schulungen aufgrund von Personalbedarf. Auch Faktoren wie Urlaub, Krankheit und Feiertage können kleine Stolpersteine für die Zeitplanung sein, wenn Pufferzeiten nicht entsprechend eingeplant werden. 

Um euer Team erfolgreich durch den Change-Prozess zu führen, ist eine vorausschauende Planung entscheidend. Vermeidet die Fallstricke durch klare Kommunikation, regelmäßige Nachschulungen, die Entwicklung von Soft Skills und eine ausgewogene Nutzung technischer Tools. Indem ihr eure Mitarbeiter*innen aktiv in den Prozess einbindet und ihnen die notwendige Unterstützung bietet, schafft ihr nicht nur ein positives Arbeitsumfeld, sondern fördert auch die Akzeptanz und Motivation für die neuen Prozesse. So wird der Wandel zu einer gemeinsamen Chance für alle Beteiligten.